یکی از مهم‌ترین نقاط ضعف بسیاری از فرآیندهای فروش، فاصله بین ثبت فروش و کنترل مالی است. رصد پیش‌فاکتور، فاکتور، رسید، اقساط و کیف پول را در یک زنجیره عملیاتی نگه می‌دارد.
Sales to Cash Management
فروش زمانی تمام نشده که مشاور بگوید «مشتری خرید کرد». برای مدیر، سؤال اصلی بعد از فروش شروع می‌شود: مبلغ چقدر بوده؟ چه چیزی پرداخت شده؟ چه مقدار باقی مانده؟ آیا رسید تأیید شده؟ اقساط چه زمانی سررسید می‌شوند؟ و اگر عودت وجهی انجام شد، سابقه آن کجاست؟ وقتی فروش و حسابداری در دو مسیر جدا باشند، همین سؤال‌های ساده می‌توانند به اختلاف سند و ابهام در وصول تبدیل شوند.
پیش‌فاکتور قبل از فاکتور
در رصد، سفارش اولیه می‌تواند در قالب پیش‌فاکتور با آیتم‌ها، تخفیف، مبلغ ناخالص و نهایی، روش پرداخت، کیف پول، اعتبار و پیوست ثبت شود. منطق مالی سیستم اجازه نمی‌دهد سند فروش با مبلغ بالای صفر بدون پوشش مالی معتبر از مسیر تأیید عبور کند؛ در صورت نیاز، سند در انتظار تأیید مالی باقی می‌ماند. پس از عبور از کنترل مالی، سند می‌تواند به فاکتور نهایی تبدیل شود.
رسید، اقساط و کیف پول در همان مسیر
فیش پرداخت می‌تواند برای پیش‌فاکتور یا فاکتور ثبت و تأیید، رد یا به وضعیت انتظار بازگردانده شود. برای فروش اقساطی، سررسید، پرداخت و مانده اقساط قابل پیگیری است. کیف پول مشتری نیز دفتر تراکنش خود را دارد و شارژ، مصرف، انتقال و اصلاحیه در آن ثبت می‌شود. اعتبار رایگان هم جدا از کیف پول قابل ثبت و اعمال است.
مدیر وضعیت پول را گم نمی‌کند
رصد بدهکار و بستانکار، اعتبار، مانده، اقساط و اسناد مالی مشتری را در کنار همان شماره و مسیر فروش نگه می‌دارد. مشاور نیز در اپ می‌تواند وضعیت مالی مشتری، اقساط، بدهی، بستانکاری و کیف پول را مشاهده کند و در صورت نیاز پیش‌فاکتور یا فیش ثبت کند. برای مدیر، این اتصال یعنی فاصله کمتری بین آنچه تیم فروش اعلام می‌کند و آنچه واقعاً وصول شده است.
عودت و ممیزی مالی
درخواست عودت وجه، اقلام عودت، روش نقدی یا کیف پول و وضعیت درخواست در سیستم ثبت می‌شود. رویدادهای حساس مالی نیز با لاگ، وضعیت، تأییدها و توضیحات نگهداری می‌شوند تا سابقه عملیات قابل پیگیری باشد و حذف یا تغییرات حساس بدون ردپا نماند.
سخن آخر
مزیت اصلی این ماژول، اتصال عملیات فروش به کنترل مالی است. از پیش‌فاکتور و رسید تا فاکتور، اقساط، کیف پول و عودت، همه‌چیز در یک مسیر قرار می‌گیرد تا مدیر از «ثبت فروش» تا «وصول واقعی پول» تصویر روشن‌تری داشته باشد و اختلاف بین فروش و مالی کمتر شود.
