تعداد تماس به‌تنهایی برای مدیریت فروش کافی نیست. رصد تماس واقعی، نتیجه مکالمه، پیگیری بعدی و تماس‌های فوری را در یک مسیر واحد به هم متصل می‌کند.
Calls, Reports & Follow-up
یکی از دغدغه‌های همیشگی مدیر فروش این است که بداند تماس‌های ثبت‌شده واقعاً انجام شده‌اند، نتیجه هر مکالمه چه بوده و مشتری بعد از تماس چه زمانی باید دوباره پیگیری شود. اگر این اطلاعات فقط در حافظه مشاور یا گزارش شفاهی بماند، کنترل تیم به حدس و پیگیری دستی وابسته می‌شود. حتی تیمی که تماس زیادی دارد ممکن است به‌دلیل ثبت‌نشدن نتیجه و اقدام بعدی، فرصت‌های فروش را از دست بدهد.
تماس واقعی از موبایل مشاور
اپلیکیشن رصد تماس‌های گوشی را به سرور ارسال می‌کند و اطلاعاتی مانند شماره، زمان، مدت مکالمه، نوع تماس و مخاطب را نگه می‌دارد. اگر فایل ضبط تماس وجود داشته باشد، آن نیز در فرآیند مدیریت می‌شود. برای جلوگیری از ثبت چندباره، سرویس Deduplication روی شماره، زمان و مشاور کنترل انجام می‌دهد تا آمار تماس به‌دلیل داده تکراری مخدوش نشود.
بعد از تماس چه اتفاقی می‌افتد؟
مشاور نتیجه تماس، توضیحات، وضعیت، فیلدهای گزارش و اقدام بعدی را ثبت می‌کند. در صورت استفاده از صوت، امکان ساخت پیش‌نویس اولیه گزارش با پردازش پس‌زمینه نیز در رصد وجود دارد تا ثبت گزارش سریع‌تر انجام شود. در نتیجه، اطلاعات مکالمه فقط به «تماس انجام شد» محدود نمی‌ماند.
پیگیری نباید فراموش شود
مشاور می‌تواند برای تماس بعدی ریمایندر بگذارد. مدیر وضعیت پیگیری‌های باز، انجام‌شده و عقب‌افتاده را می‌بیند. علاوه بر آن، شماره‌هایی که طبق قوانین نیاز به اقدام سریع دارند وارد صف تماس فوری می‌شوند و نتیجه تماس باید ثبت شود. این بخش برای مدیر مشخص می‌کند کدام مشتری هنوز اقدام بعدی دارد و کدام پیگیری از زمان خود گذشته است.
نگاه مدیریتی به تماس‌ها
تماس‌ها قابل فیلتر بر اساس تاریخ تماس، تاریخ تخصیص، مشاور، گروه، وضعیت و مدت مکالمه هستند. به این ترتیب مدیر فقط تعداد تماس را نمی‌بیند؛ بلکه می‌تواند فعالیت واقعی، نتیجه تماس و نظم پیگیری را در کنار هم بررسی کند. گزارش تماس و ریمایندر نیز به تاریخچه همان مشتری متصل می‌شود.
سخن آخر
رصد تماس را از یک رکورد ساده به بخشی از مسیر فروش تبدیل می‌کند. تماس، گزارش، ریمایندر و تماس فوری به هم متصل‌اند تا مدیر بداند چه کاری انجام شده، چه اقدامی باقی مانده و کدام مشتری نیاز به پیگیری سریع‌تر دارد. نتیجه، کنترل عملیاتی بیشتر بدون وابستگی به گزارش‌های شفاهی و پراکنده است.
